Gestion des élèves
Préinscription, inscription, affectation, transfert, exclusion, archives.
Élève, préinscription, inscription
Trois notions distinctes, souvent confondues :
- Élève — l'identité de la personne : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, matricule, photo, parents. Ces données ne dépendent pas de l'année.
- Préinscription — une demande d'admission en attente de validation, avec ses pièces jointes.
- Inscription — le rattachement d'un élève à une année scolaire : classe, niveau, statut (affecté / non affecté), bourse éventuelle, frais dus.
Le parcours complet
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Préinscription — Élèves → Préinscriptions → Nouvelle.
Deux cas : un nouvel élève (saisie complète de l'identité) ou un ancien élève (recherche par matricule, la fiche existante est réutilisée sans duplication). Les parents peuvent aussi déposer eux-mêmes la demande depuis leur espace. - Dépôt des pièces — extrait de naissance, photo, bulletin de l'année précédente… La liste des pièces exigées se paramètre dans Configuration → Types de Documents.
- Validation — l'administration vérifie le dossier et valide. La validation déclenche automatiquement : la création (ou la réutilisation) de la fiche élève, la génération du matricule, la création de l'inscription et le rattachement des frais correspondant au niveau. Le parent est notifié.
- Affectation en classe — Élèves → Affectation dans une classe. Les inscrits sans classe apparaissent ici ; l'affectation peut se faire en masse.
- Suivi — la fiche élève regroupe ensuite scolarité, notes, absences et situation financière.
Les écrans du module
| Écran | Usage |
|---|---|
| Tableau de bord | Effectifs par niveau et par classe, répartition par sexe et par statut. |
| Base de données | Référentiel de tous les élèves, toutes années. Recherche, import/export Excel, fiche détaillée. |
| Préinscriptions | Demandes en attente, validées ou rejetées, avec leurs pièces jointes. |
| Inscrits | Liste des élèves inscrits pour l'année en cours. |
| Affectation dans une classe | Répartition des inscrits dans les classes. |
| Transferts | Changement de classe en cours d'année, ou départ vers un autre établissement. |
| Exclusion | Enregistrement d'un abandon ou d'une exclusion, avec motif et date. |
| Archives | Élèves des années antérieures, consultables sans encombrer les listes courantes. |
| Rapports | États d'effectifs, listes de classe, exports pour les autorités de tutelle. |
Matricules
Le matricule interne est généré automatiquement à la création de l'élève, selon un format propre à l'établissement. Il sert d'identifiant dans toute l'application : connexion à l'espace élève, recherche d'un ancien élève à la réinscription, et prise de photo via l'application mobile.
Le matricule national, lorsqu'il existe, est saisi séparément. Il permet notamment à un parent de retrouver son enfant lors de l'auto-inscription en ligne.
Import en masse
La base élèves accepte un import depuis un fichier Excel, utile lors de la reprise de données d'un ancien système. Téléchargez le modèle depuis l'écran d'import, remplissez-le, puis déposez-le : l'application contrôle les doublons de matricule et affiche un rapport ligne par ligne avant validation.