Gestion des élèves
Préinscription, inscription, affectation, transfert, exclusion, archives.
Élève, préinscription, inscription
Trois notions distinctes, souvent confondues :
- Élève — l'identité de la personne : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, matricule, photo, parents. Ces données ne dépendent pas de l'année.
- Préinscription — une demande d'admission en attente de validation, avec ses pièces jointes.
- Inscription — le rattachement d'un élève à une année scolaire : classe, niveau, statut (affecté / non affecté), bourse éventuelle, frais dus.
Le parcours complet
-
Préinscription — Élèves → Préinscriptions → Nouvelle.
Deux cas : un nouvel élève (saisie complète de l'identité) ou un ancien élève (recherche par matricule, la fiche existante est réutilisée sans duplication). Les parents peuvent aussi déposer eux-mêmes la demande depuis leur espace. - Dépôt des pièces — extrait de naissance, photo, bulletin de l'année précédente… La liste des pièces exigées se paramètre dans Configuration → Types de Documents.
- Validation — l'administration vérifie le dossier et valide. La validation déclenche automatiquement : la création (ou la réutilisation) de la fiche élève, la génération du matricule, la création de l'inscription et le rattachement des frais correspondant au niveau. Le parent est notifié.
- Affectation en classe — Élèves → Affectation dans une classe. Les inscrits sans classe apparaissent ici ; l'affectation peut se faire en masse.
- Suivi — la fiche élève regroupe ensuite scolarité, notes, absences et situation financière.
Les écrans du module
| Écran | Usage |
|---|---|
| Tableau de bord | Effectifs par classe et capacité, élèves sans extrait de naissance ; liste et PDF des élèves de chaque classe. |
| Base de données | Référentiel de tous les élèves, toutes années. Recherche, import/export Excel, fiche détaillée. |
| Préinscriptions | Demandes en attente, validées ou rejetées, avec leurs pièces jointes. |
| Inscrits | Liste des élèves inscrits pour l'année en cours, exportable en Excel. Les statistiques en tête de liste sont réservées au fondateur. |
| Affectation dans une classe | Répartition des inscrits dans les classes. |
| Transferts | Changement de classe en cours d'année, ou départ vers un autre établissement. |
| Changement de niveau | Passage d'un élève inscrit dans une classe d'un autre niveau, avec bascule des frais. |
| Exclusion | Enregistrement d'un abandon ou d'une exclusion, avec motif et date. |
| Archives | Élèves des années antérieures, consultables sans encombrer les listes courantes. |
| Rapports | États d'effectifs, listes de classe, exports pour les autorités de tutelle. |
Matricules
Le matricule interne est généré automatiquement à la création de l'élève, selon un format propre à l'établissement. Il sert d'identifiant dans toute l'application : recherche d'un ancien élève à la réinscription, rapprochement lors des imports, et prise de photo via l'application mobile.
Le matricule national, lorsqu'il existe, est saisi séparément. Il sert d'identifiant de connexion à l'espace élève (avec la date de naissance) et permet à un parent de retrouver son enfant lors de l'auto-inscription en ligne.
Le matricule national est unique : l'application refuse de l'attribuer à un second élève, ce qui évite les doublons lors des réinscriptions et des imports.
La date de naissance est facultative, dans la fiche élève comme dans la préinscription. Elle reste toutefois nécessaire pour qu'un élève se connecte à l'application mobile élève.
Recherche
Les listes paginées (base de données, inscrits, paiements, recouvrement) disposent d'une recherche en direct : les résultats se mettent à jour à la frappe et portent sur toute la base, pas seulement sur la page affichée. L'adresse de la page reprend la recherche (lien partageable), et les boutons d'export Excel/PDF exportent exactement la liste filtrée.
Import en masse
Élèves → Base de données → Importer. L'import fonctionne en mode « ajout ou mise à jour », ce qui permet aussi bien la reprise d'un ancien système que la correction en masse de fiches existantes.
- Téléchargez le modèle (ou exportez la liste actuelle, qui a le même format).
- Remplissez ou corrigez le fichier (XLSX, XLS ou CSV). Les en-têtes sont reconnus quel que soit leur ordre.
- Déposez-le : un aperçu indique pour chaque ligne s'il s'agit d'une création, d'une mise à jour (avec l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ modifié), d'une ligne inchangée ou d'une erreur. Rien n'est encore enregistré.
- Confirmez : les lignes valides sont enregistrées en une seule fois ; les lignes en erreur sont ignorées sans bloquer les autres.
| Dans le fichier | Effet |
|---|---|
| Matricule interne connu | Mise à jour des seuls champs dont la valeur change. |
| Matricule interne vide | Création d'un élève, matricule généré automatiquement. |
| Matricule interne inconnu | Création d'un élève avec ce matricule. |
| Cellule vide | La valeur actuelle est conservée : rien n'est effacé. |
Un aperçu non confirmé est abandonné au bout de 24 heures.
Import et export des préinscriptions
L'écran Préinscriptions propose un export Excel de la liste et, pour le super-administrateur, un import depuis un modèle téléchargeable. Champs obligatoires par ligne : niveau demandé, nom, prénom, genre et contact d'urgence. Les préinscriptions importées sont créées « En attente » dans l'établissement et l'année scolaire sélectionnés.
Changement de niveau
Élèves → Changement de niveau. À utiliser lorsqu'un élève inscrit pour l'année doit passer dans une classe d'un autre niveau (erreur d'orientation, passage anticipé…). Pour changer de classe au sein du même niveau, utilisez plutôt les Transferts.
- Choisissez l'élève inscrit et la classe de destination (elle doit avoir des places disponibles).
- Indiquez le motif, obligatoire, et joignez si besoin un document.
- Validez : l'inscription est déplacée, les frais de l'ancien niveau sont remplacés par ceux du nouveau, et les paiements déjà effectués y sont reportés.
L'opération est historisée comme un transfert. Si le nouveau niveau n'a aucun frais paramétré, les frais déjà payés de l'ancien niveau sont conservés et un avertissement s'affiche.
Suppression définitive
Le super-administrateur peut cocher plusieurs lignes dans les listes d'élèves, de préinscriptions, d'inscriptions et de paiements, puis les supprimer définitivement. Chaque suppression emporte ses données liées, en tout ou rien :
| On supprime | Est supprimé avec |
|---|---|
| Un élève | Préinscriptions, inscriptions, frais, paiements, notes, absences, lignes de bulletin, exclusions, transferts, paiements en ligne. |
| Une inscription | Les frais de l'année et leurs paiements. |
| Une préinscription | Son inscription (et ce qui en dépend) et ses documents. La fiche élève créée depuis la préinscription est conservée. |
| Un paiement | Toutes les lignes du reçu et leur écriture comptable ; le montant payé du frais est recalculé. |