Gestion financière — Documentation

La chaîne financière

Frais du niveau  →  Frais de l'élève  →  Paiement (caisse)  →  Reçu
                                              ↓
                        Solde de caisse  →  Versement bancaire  →  Approbation fondateur
                                              ↓
                                          Dépense  →  Autorisation fondateur

Frais de scolarité

Configuration → Frais à payer. Un frais est défini pour un niveau et une année scolaire : libellé (inscription, scolarité 1ᵉʳ versement, cantine…), montant, échéance, caractère obligatoire ou non.

À la validation d'une inscription, les frais du niveau sont automatiquement rattachés à l'élève. Vous pouvez ensuite les ajuster individuellement : remise, exonération, ou statut boursier qui applique une réduction sur les frais concernés.

Ma caisse

Chaque encaisseur travaille sur sa caisse. Le cycle quotidien est le suivant :

Ouverture — Finances → Ma caisse. Saisissez le fonds de caisse initial.
Encaissements — les paiements de la journée s'y rattachent automatiquement.
Clôture — en fin de journée, saisissez le montant physiquement compté. L'application affiche l'écart éventuel avec le théorique.
Validation — le fondateur contrôle et valide la caisse clôturée (Espace Fondateur → Valider les caisses).

Caisse fermée

Aucun paiement ne peut être enregistré sans caisse ouverte. Si le bouton d'encaissement est indisponible, c'est presque toujours la cause.

Paiements

Finances → Paiements. Pour encaisser :

Recherchez l'élève par nom ou matricule.
Sa situation s'affiche : frais dus, déjà réglés, solde restant.
Choisissez le frais à régler, le montant et le mode de paiement (espèces, Mobile Money, chèque, virement).
Validez : le reçu numéroté est généré en PDF, imprimable ou envoyable au parent.

Les paiements partiels sont acceptés : le solde reste dû et apparaît dans le module Recouvrement.

Annulation

Un paiement erroné ne se supprime pas : il s'annule. Le paiement bascule dans Paiements annulés avec son motif, l'écriture comptable est contre-passée, et la trace reste consultable. Cette opération est réservée aux rôles administrateur.

Mobile Money

Les paiements par Mobile Money sont journalisés séparément (Administration → Logs Mobile Money) : référence de la transaction, opérateur, statut. Utile pour rapprocher les encaissements en cas de litige.

Dépenses

Finances → Dépenses. Une dépense sort de la caisse : libellé, catégorie, montant, bénéficiaire, justificatif. Au-delà d'un certain montant, ou selon le paramétrage, elle requiert l'autorisation du fondateur (Espace Fondateur → Dépenses à approuver) avant d'être décaissée.

Versements bancaires

Finances → Versements bancaires. Pour ne pas conserver d'espèces, l'encaisseur déclare un versement en banque : montant, banque, date, bordereau. Le fondateur approuve ensuite le versement (Espace Fondateur → Approuver les versements).

Comment se calcule le solde de caisse

Solde = Paiements encaissés − Versements approuvés − Dépenses
Un versement déclaré mais non encore approuvé ne diminue donc pas le solde : c'est volontaire, l'argent n'est réputé sorti qu'une fois le versement confirmé.

Contrôles quotidiens conseillés

Clôturer la caisse chaque soir, sans exception.
Faire approuver versements et dépenses au fil de l'eau, pour éviter les arriérés de validation.
Consulter le tableau de bord comptable en fin de semaine pour repérer les écarts tôt.

Absences et assiduité Comptabilité