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Recouvrement

Suivi des impayés, relances et arriérés d'années antérieures.

Objet du module

Le recouvrement suit ce qui reste dû : les soldes de l'année en cours, et les arriérés hérités des années antérieures. Il fournit les listes de relance et les états à présenter à la direction.

Accueil

Recouvrement → Accueil donne la photographie du moment : montant total attendu, encaissé, restant dû, taux de recouvrement, et répartition par niveau et par classe. C'est le point de départ de la campagne de relance.

Suivi des impayés

Recouvrement → Recouvrement. La liste des élèves présentant un solde, avec le détail des frais non soldés. Filtrez par classe, par niveau ou par tranche de montant, puis exportez en PDF pour le travail de terrain.

Relances

  1. Sélectionnez les élèves concernés depuis la liste des impayés.
  2. Déclenchez la relance : elle notifie les parents dans leur espace et conserve la trace de l'envoi.
  3. L'historique des relances par élève reste consultable, ce qui évite les doublons et documente le suivi.

Arriérés des années antérieures

Les impayés d'années passées sont traités à part, car ils obéissent à des règles différentes :

  • Ils sont recouvrables et payables — y compris par Mobile Money — comme n'importe quel frais.
  • Ils sont exclus du chiffre d'affaires de l'année en cours : encaisser un arriéré ne gonfle pas les recettes de l'exercice courant.
  • Le solde de caisse distingue donc clairement ce qui relève de l'année en cours de ce qui relève des arriérés.

Importer les arriérés

Recouvrement → Arriérés propose un import Excel, pour reprendre les dettes issues d'un ancien système ou d'un exercice antérieur.

  1. Téléchargez le modèle de fichier depuis l'écran d'import.
  2. Renseignez une ligne par élève : matricule, année d'origine, libellé, montant dû.
  3. Déposez le fichier : un rapport de contrôle liste les lignes valides et les anomalies (matricule inconnu, montant illisible).
  4. Validez pour créer les arriérés.

Bonnes pratiques

  • Relancer par vagues (par classe ou par niveau) plutôt que globalement : le suivi reste lisible.
  • Vérifier que les bourses et exonérations sont bien enregistrées avant de relancer, pour éviter les relances injustifiées.
  • Rapprocher chaque mois l'état de recouvrement du tableau de bord comptable.
Comptabilité RH et paie